Proses Manajemen Risiko – Teknik Praktis untuk Mengidentifikasi Risiko

0
26

Manajemen risiko adalah salah satu proses paling menarik yang Anda temui jika Anda mengelola proyek sites.google.com pt gunung gilead, organisasi, atau strategi. Menarik, karena identifikasi dan penilaian risiko adalah proses yang kreatif dan sistematis, menggunakan sisi kanan dan kiri otak Anda.

Anda menggunakan otak kanan Anda kreatif, energi intuitif di mana Anda mengantisipasi, mengungkap dan menemukan potensi risiko Anda. Ini adalah kesempatan Anda untuk melakukan pemikiran yang berbeda. Anda tidak dibatasi untuk berpikir dengan cara tertentu, atau menyesuaikan ide-ide Anda ke dalam kerangka kerja yang telah ditentukan sebelumnya. Studi menunjukkan bahwa kapasitas kita untuk berpikir divergen berkurang secara signifikan seiring bertambahnya usia, jadi anggaplah ini sebagai kesempatan untuk melatih neuron-neuron yang belum pernah berolahraga beberapa waktu belakangan ini.

Tetapi agar efektif, Anda perlu memainkan sisi kiri otak juga. Ini terjadi ketika Anda mengelompokkan risiko dengan cara yang logis, rasional, dan berpola, sehingga Anda dapat menilai dampaknya dan bagaimana Anda harus meresponsnya.

Untuk saat ini, mari kita lihat teknik manajemen risiko praktis yang membantu membuat neuron otak tersebut bekerja dan bekerja dengan baik untuk mengidentifikasi risiko. Inilah empat langkah:

Langkah 1: Kumpulkan tim . Sebagian besar tim proyek dicampur, dengan kombinasi anggota tim yang lebih senior dan berpengalaman, yang menambang bank data bersejarah mereka untuk mengidentifikasi risiko proyek; dan anggota baru dan kurang berpengalaman yang melihat risiko proyek dengan mata segar. Anggota tim Anda juga cenderung menjadi campuran tipe kepribadian di seluruh spektrum introversi-ekstroversi penuh. Tantangan Anda adalah menyatukan sudut pandang dan keragaman yang saling melengkapi, untuk menghasilkan kekayaan risiko proyek yang ingin Anda identifikasi.

Secara tradisional, menyatukan tim melibatkan sesi tatap muka, di mana setiap orang menyumbangkan ide-ide mereka secara lisan. Ekstrovert menyukai pendekatan ini, mereka bersinar dalam lingkungan sosial, dan menikmati dorongan dan pesta debat yang gencar. Tetapi Anda berisiko kehilangan kontribusi dari anggota tim Anda yang lebih tenang dan lebih introvert, yang menghargai waktu dan kesempatan untuk merenungkan masalah, dan sering merasa lebih nyaman menyampaikan pemikiran mereka secara tertulis. Jadi bertujuan untuk menciptakan lingkungan yang mendorong kontribusi yang sama dari semua anggota tim terlepas dari pangkat atau tipe kepribadian mereka. Salah satu opsi adalah menyatukan tim Anda secara online atau secara virtual. Ini efisien dan hemat biaya, terutama jika Anda memiliki tim yang tersebar secara geografis, dan Anda cenderung mendapatkan kontribusi yang lebih lengkap dari semua anggota tim.

Langkah 2: Setiap anggota tim berkontribusi risiko. Ketika Anda telah membentuk tim Anda, baik tatap muka atau online, kemudian minta setiap anggota tim untuk berkontribusi sejumlah risiko. Bergantung pada ukuran proyek Anda, 5 hingga 10 risiko dari setiap anggota tim realistis. Meminta risiko-risiko ini secara tertulis memiliki keuntungan yang masing-masing anggota tim pikirkan secara terpisah dan terpisah tentang risiko tersebut. Pemikiran independen ini, yang bukan pimpinan atau dipengaruhi oleh anggota tim yang lain, mungkin lebih dominan, mengarah ke rentang risiko yang lebih beragam, dengan risiko yang lebih potensial diidentifikasi.

Jika sesi tim Anda bertatap muka, maka setiap anggota tim menulis risiko mereka pada catatan post-it yang dimasukkan ke dalam wadah pusat.

Jika Anda bertemu secara virtual atau online, anggota tim mengirim e-mail risiko yang teridentifikasi kepada koordinator pusat. Ini bisa asinkron. Anda dapat meminta anggota tim untuk memberikan 10 risiko mereka kepada Anda pada tanggal yang disepakati, itu tidak perlu dilakukan pada saat yang sama. Ini memberikan anggota tim fleksibilitas untuk menyesuaikan tugas ini ke dalam jadwal kerja pribadi mereka.

Langkah 3: Menyusun dan mengelompokkan risiko . Sekarang saatnya untuk pindah ke wilayah otak kiri untuk beberapa pemikiran konvergen. Setelah mengumpulkan risiko, Anda menggabungkan risiko duplikat dan mengurutkannya ke dalam kategori. Mengelompokkan risiko ke dalam kategori, mengelompokkannya dalam cara yang teratur dan terstruktur. Biasanya Anda memiliki antara 10 dan 15 kategori tingkat tinggi. Misalnya, tiga kendala proyek: Biaya, Waktu dan Ruang Lingkup adalah kategori risiko yang khas. Jumlah dan jenis kategori akan tergantung pada proyek, serta sistem manajemen organisasi Anda.

Langkah 4: Gunakan peta pikiran untuk menampilkan risiko secara visual. Mind mapping adalah teknik yang ampuh untuk menampilkan sejumlah besar risiko dalam bentuk visual yang teratur dan kompak. Peta pikiran adalah diagram yang didasarkan pada konsep sentral. Dalam kasus kami, konsep utama adalah risiko Proyek. Peta pikiran menggunakan format grafis non-linear untuk membangun kerangka gagasan di sekitar konsep sentral. Secara visual, pikirkan jaring laba-laba atau jari-jari roda.

Kategori-kategori risiko tingkat tinggi Anda seperti Biaya, Waktu, dan Lingkup menyebar keluar dari inti pusat seperti jari-jari pada roda. Dan kemudian risiko spesifik memancar keluar dari masing-masing node kategori. Misalnya, di bawah Waktu, risiko dapat mencakup: jadwal berlebih, tugas yang dihilangkan dari jadwal, dan kesempatan untuk menekan jadwal, karena risiko dapat memiliki efek positif maupun negatif.

Dengan menggunakan peta pikiran, risiko dapat dikategorikan dan catatan disimpan secara real-time selama sesi tatap muka atau virtual dan ditampilkan di layar, sehingga semua peserta melihat catatan berjalan dari risiko yang diidentifikasi. Selain melibatkan tim Anda, ini juga merangkum risiko dengan rapi.

Sekarang setelah risiko diidentifikasi, sekarang saatnya untuk menilai risiko, sehingga Anda dapat memprioritaskannya dan mengembangkan rencana perawatan risiko.

Proses manajemen risiko yang baik menggunakan pemikiran divergen dan konvergen untuk membantu Anda mengekstraksi nilai maksimum dalam mengidentifikasi risiko. Jika latihan ini tidak selesai secara efektif, Anda mungkin akan terkejut dengan berapa banyak risiko proyek yang lolos dari internet.

 

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here